きめ細やかなサポートで、
大規模オンラインセミナーを
安心して任せられた

オージス総研鈴木様、西盛様
株式会社オージス総研 鈴木竜太氏、西盛秀俊氏

「きめ細やかなサポートで、大規模オンラインセミナーを安心して任せられた」

株式会社オージス総研様
事業内容:

ITコンサルティング、設計、開発、維持運用管理

OSSの活用・オブジェクト指向・クラウドサービス・アジャイル開発・データセンター運用・セキュリティなど。大阪ガスの基幹システム開発から運用までを一貫して提供しており、他にも製造・金融・公益など全国で幅広い実績を有しています。近年ではデータ分析、IoTおよびルールベース開発に注力する他、デザイン思考やDX支援コンサルティング、行動観察を活用した新価値創造コンサルティングを提供しています。

 コロナ禍によって、あらゆるビジネスプロセスのオンライン化が迫られました。「お客様に会えない」「展示会で名刺(新規リード)を獲得できない」「セミナーをフックにした商談機会を生み出せない」など、苦境に立たされたB2B企業は少なくありません。

IT戦略策定から保守運用まで、包括的なITビジネスを展開する株式会社オージス総研では、お客様との接点を切らさぬよう、従来会場に一堂に集まって行っていた自社主催のセミナーをオンラインに切り替えることを決意。数ある配信サービスの中でアイティメディアを選んでいただいた理由とその成果について、同社 営業企画部の企画チームでプロモーション担当をされている鈴木竜太氏と西盛秀俊氏に、お話を伺いました。
導入背景と課題

コロナ禍でリアル開催できなくなった自社主催セミナーを、

オンラインで開催したい

導入内容 Webセミナーサービス 配信サポートプラン
利用による効果 全国に広がるお客様の来場促進
営業にリードを提供するまでの時間を大幅に短縮
セミナー運営にかかる手間とコストの削減

●オンライン開催のメリット

――今回、コロナ禍に入るまで毎年行われていた自社主催セミナーをオンラインへの切り替えをおこないました。これまでと比べて、オンラインに切り替えたことで、どんな成果がありましたか。

鈴木氏:
やはり一番大きいのが、場所の制約がなくなったことです。弊社は大阪・東京・名古屋に拠点があるのですが、どうしてもイベントは東京で開催することが多く、参加いただけるお客様が限られていました。それがオンラインになったことで、全国のお客様に参加していただきやすくなったと、営業担当が喜んでいます。

他にも、主催者とお客様の双方にコストメリットがありました。たとえば同じ内容のセミナーを東京と大阪で連日開催するときには、講師が東京で講演した後、そのまま大阪に移動することもありました。また例えば100名程度のセミナーであればそのうち1割は地方からのお客様です。今思うと、これまでは講師や来場者の方々に移動コストがかかっている状態でした。

鈴木氏:また、オンラインになって運営にかかる手間は大幅に減りました。会場を手配する際に、キャパシティやビルのセキュリティを気にしなくていいうえに、印刷物を事前に用意しなくていい。開催後に、お客様からいただいた名刺を見ながら、データベースとマッチングしなくてよくなりました。

●厳しいセキュリティポリシーにも対応できるアイティメディアのWebセミナーサービス

――まさにオンラインの特性を最大限に活かされていますね。オンラインに切り替えるにあたり懸念はありましたか?また、アイティメディアのWebセミナーサービスをお選びいただいた理由もあわせて教えてください。
鈴木氏:セミナーは営業担当にとって、お客様との貴重なタッチポイントです。コロナ禍でオンラインに切り替えざるを得なくなった中で、まずはZoomで小規模の自社主催セミナーを開催しました。そのときに大きなハードルだと感じたのは、「お客様にイベントのURLを確実に届ける難しさ」でした。

もともと弊社はセキュリティポリシーがとても厳しいので、お客様に対する案内メールは、複数回の確認の上で送信する必要があり気軽に一斉送信することが難しいのです。コロナ以前はお客様に案内メールを配信する際、隣席のチームメンバー間で目視によるダブルチェックをすることで安全性を担保していました。

そのため「人の手を介さずにお客様にイベントのURLを確実に届けられるか」や「個人情報の授受をスムーズに進められるか」など我々のセキュリティポリシーに抵触しないことが重要でした。その点、アイティメディアは個人情報の管理からメール配信まで一元管理できるサービスを提案してくれました。
ITmedia Webセミナー システム図
登録ページ制作から通知メール配信まで一元管理可能

鈴木氏:
あとは、安定した映像を配信できること。そして、お客様にできるだけ負担をかけずに済むよう、視聴のために何かをダウンロードする必要があるものは避けることも必須でした。

西盛氏:また、今のようにオンラインイベントが当たり前になる遥か前から、アイティメディアでは「ITmedia Virtual EXPO」を開催されていましたよね。僕らはオフラインの展示会やイベント、自社主催セミナーなら多くの経験値があったものの、オンラインはほとんど未経験。右も左もわからず、何からどう手をつけていいのかわからない不安がある中で、オンラインイベントの先駆けとして、長く実績を積んで来られたアイティメディアに対する運営面での信頼感があったのも、理由のひとつです。

ITmedia Virtual EXPO
ITmedia Virtual EXPO 画面

●ZOOMとアイティメディアWebサービスの使い分け、鍵は参加者の規模

――現在もZoomとアイティメディアのWebセミナーサービスを使い分けていらっしゃるとのことですが、その基準を教えていただけますか。
西盛氏:ひとつは、ご登壇者様の事情によるものです。弊社のお客様事例としてご紹介したい場合に、メディアを通して配信するとなると、お客様の社内で稟議が必要になってスケジュールが押してしまうことがあるので、そのときは自社内で準備期間がある程度調整できるZoomで配信します。逆に、基調講演に著名人をお呼びする際には、メディアを通すことが付加価値になることもあるので、そのときはアイティメディアのWebセミナーサービスを検討します。

もうひとつは、参加者の規模による違いです。少人数であれば、社内のメンバーだけで対応できるのでZoomにしますが、今回のように参加人数が100人を超えるケースでは、アイティメディアのサポートがあると安心です。

ITmedia Webセミナー サポート体制図

●豊富な経験と手厚いサポートがあったからこそ、安心して任せられた

――今回アイティメディアの「Webセミナーサービス 配信サポートプラン」をご利用になって、良かったところはありますか。

鈴木氏:配信中に、リアルタイムで柔軟に対応策を提案していただけたのは、とても助かりました。今回採用したプラットフォームでは、来場者のデータと行動がすべてリアルタイムで可視化できるものです。その便利な機能を、主催事務局だけでなく講師にもリアルタイムにみていただき、適宜返答いただくような方法を採用しておりました。

そうしたところ、配信本番の5つのセッションの間に、想定を上回る数の質問がありました。あまりにも質問の数が多いと、講師の方を困惑させてしまいます。オフラインイベントであれば「そろそろお時間なので…」と強制的に打ち切ることもできます。しかし、オンラインイベントのチャットでは、視聴者は好きなだけ質問できる環境です。そのため、質問を打ち切ることが難しい。そこで、その場でアイティメディアの方に相談して、質問をそのまますべて講演者側に表示していたのをやめました。いったん事務局に転送してもらって、選別してから表示するように急遽切り替えたのです。

鈴木氏:もし同じことがZoomで起きていたら、開催中は眺めていることしかできなかったと思います。弊社の場合、Zoomで配信する際は、大阪本社の担当者が運営しているため、何かが起こってもその場で迅速に対応することは簡単ではありません。

西盛氏:アイティメディアの方がプラットフォームの仕様を熟知されていて、適宜最適な対応策を提案いただけたので、我々も安心して運営を任せられました。それに、イベント当日だけでなく、選定の際にも大変きめ細やかなサポートをしていただけたのが、印象に残っています。

Webセミナーサービスの仕様でわからないところを、メールでたくさん質問したのですが、それら一つひとつに丁寧に答えていただいたのに加え、リハーサルとは別に、プラットフォームの使い方に関する説明会を実施していただきました。そこで配信時のイメージが固まったことで、安心して当日を迎えることができたと、とても感謝しています。

●参加者が登録した個人情報とリアルタイムで紐づくアクティビティデータの重要性

西盛氏:質問を事務局に転送いただいて実感したのですが、「誰がどの質問をしているのか」がその場ですぐにわかるのがとても良かったです。営業担当に引き継ぐ際に、「この会社のこの人がこんな質問をしていたよ」と情報共有することで、個別にフォローしてもらえたりもしました。

また、視聴の有無やアンケート回答などの視聴者のアクティビティも個人情報と紐づいてリアルタイムでわかるのは、とてもありがたかったですね。企画したメンバーとしては、成果が可視化されて残るので。それに、他社の場合だと1週間かかることもありますが、アイティメディアではオンラインレポートでリアルに結果が確認できるのもよかったです。

鈴木氏:開催後のレポートもそうですが、お申し込み時のお客様情報を手軽に入手できるところも良かったです。僕らでやると手作業でお申し込み情報を管理しているので、営業担当に情報を渡すまでに時間がかかってしまうのですが、アイティメディアのサービスだと、お申し込み時に取得した簡単なアンケート結果もあわせて営業担当に素早く情報提供することができます。お申し込み者数に対する来場者数の割合もオフラインの頃に比べて上がりましたし、既存のお客様の参加率も上がっているので、営業担当からのフォローがしやすくなったのだろうと思います。

西盛氏:そうですね。営業担当にリードを提供するまでのスピードは、劇的に短縮できました。オフラインの頃とは比較にならないくらいに。オフラインの頃はアンケートも紙で配っていたので、個人情報の取り扱いに関する社内規定に則ると、すぐには営業担当に渡せなかったのです。それがすぐに営業担当に渡せて、オフラインの頃より素早くフォローが出来るようになったのはよかったです。
 

ITmedia Webセミナー レポート
オンラインレポートではリアルタイムにデータの確認することができます

●今後はハイブリッド・オフライン・オンラインの最適な組み合わせを模索

――ありがとうございます。では最後に、今後貴社が主催するセミナーに関して、オンラインとオフラインをどのように使い分けていくご予定か教えてください。

鈴木氏:外部主催の大規模な展示会に人が戻ってくるなら、展示会は再びオフラインになるとは思いますが、3つの拠点がある弊社としては、自社主催のセミナーをどうするか、難しいところです。今さら遠方のお客様に「新幹線に乗って、東京のセミナーに来てください」とはいえないと思いますので、自社主催のセミナーに関しては、今後も引き続きオンラインが主流になっていく気がしています。

西盛氏:各ソリューションの状況や、セミナーの目的に応じて、オンラインとオフラインを使い分けることになるのではないでしょうか。もしくはオフラインで開催するリアルイベントをオンラインでも配信するといったハイブリッドにしていくか。やはり営業担当は、お客様と直接会話する中から、少しずつ情報を引き出して成果に結びつけることに長けていますので、その機会を大切にするためにも、オンラインとオフラインの最適な組み合わせを模索していく必要があると考えています。

※掲載されている情報は、2022年1月時点のものです。

■オージス総研について
オージス総研様ロゴ
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